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Se per motivi di lavoro, studio o per semplice curiosità stai pensando di imparare a utilizzare un foglio di calcolo, ma non sai proprio da dove iniziare, mettiti comodo, perché in questa guida a Excel partiremo da zero per poi arrivare ad un livello medio-alto di conoscenza. Excel è il programma prodotto da Microsoft per la creazione di fogli elettronici (o meglio "fogli di calcolo") oggi disponibile anche su sistemi operativi Macintosh e Linux oltre Windows ovviamente.

Visto che questa guida a Excel è dedicata, come tutte quelle del nostro sito, anche a neofiti, dobbiamo anzitutto spiegare: Cos'è un foglio di calcolo? Spiegare com'è nato VisiCalc, il primo foglio di calcolo al mondo, aiuterà a comprendere meglio. Dan Bricklin osservava un suo professore universitario che disegnava una tabella di risultati di calcoli su una lavagna. Ad un certo punto questo commise un errore e fu costretto a cancellare un'intera sequenza di valori della tabella. Dan pensò allora che se avesse replicato quella tabella su un computer, sarebbe stato sufficiente correggere solo l'errore e tutti gli altri calcoli, di conseguenza, sarebbero andati a posto da se.

Come si presenta Excel

Microsoft Excel si presenta come un foglio composto da righe contrassegnate da numeri (1, 2, 3, ...) e da colonne contrassegnate da lettere (A, B, C, ...) che danno dunque vita alle cosiddette celle. All'interno delle celle si possono inserire Valori o Funzioni. Per capirci meglio diamo vita al nostro primo foglio di calcolo, sebbene inutile perché assolutamente banale, darà ai principianti un'idea più compiuta sul funzionamento.

Leghiamo l'esempio ad un semplice caso reale ovvero quello di un'insegnate che deve calcolare la media dei voti dei propri alunni.  Sebbene l'esempio in questione sia poco significativo ai fini pratici, sarà molto utile per la nostra guida. A questo scopo creiamo una tabella simile a quella mostrata nella figura in basso.

Semplice foglio di calcolo creato con excel

In pratica abbiamo riempito alcune celle del nostro foglio di calcolo con dei valori, dobbiamo però ora dargli vita affinché possa funzionare ed essere realmente utile. Per fare ciò dobbiamo inserire una funzione che calcoli la media dei tre valori inseriti. In questo caso, le formule sono le seguenti: 

  • nella cella E2 dovremo scrivere: +(B2+C2+D2)/3;
  • nella cella E3 dovremo scrivere: +(B3+C3+D3)/3;
  • nella cella E4 dovremo scrivere: +(B4+C4+D4)/3.

Potete scrivere manualmente la formula, nessuno ve lo vieta, ma ci sono metodi decisamente più rapidi. Anzitutto, quando scrivete l'operatore + (o anche =) in una cella, state dicendo al programma che volete inserire una funzione (come la nostra formula per esempio) cosi Excel si prepara a riceverla. Per digitare la formula più velocemente dunque basta scrivere +, aprire la parentesi tonda, selezionare con un click la prima cella da sommare (la B2 per esempio), digitare nuovamente l'operatore +, selezionare la seconda cella da sommare (C2), di nuovo + e infine la terza cella (D2), quindi chiudere la parentesi e digitare /3.

Obietterete che fin qui non avete risparmiato tutto questo tempo! Sono d'accordo, ma ancora non abbiamo terminato, perché ora dobbiamo scrivere la stessa formula per Francesco, Vanessa e tutti gli altri alunni della classe, non meno di 15 o 20. Per fare ciò basta avvicinarsi con il cursore del Mouse all'angolo in basso a destra della cella E2, l'unica fino a questo momento con la formula inserita. Quando il puntatore del Mouse cambia forma, cliccate sul bordo senza rilasciare il pulsante e trascinate verso il basso fino all'ultima cella nella quale volete inserire la formula. Rilasciate e avrete la media di tutti gli alunni. Chi già mastica qualcosa di Excel, sa che per alcune funzioni esistono delle formule già pronte che velocizzano ancora di più il lavoro.

Con l'ausilio del video sottostante ti mostriamo come utilizzare le funzioni somma e media che insieme a tutte le altre già presenti in Excel rendono il foglio di calcolo estremamente produttivo. Nello specifico, nel video che vedrete costruiremo per prima cosa una semplice tabella per calcolare la somma delle entrate mensili di un qualsiasi negozio e successivamente con il minimo sforzo calcoleremo la media mensile delle entrate. Ovviamente, quello del video, vuole essere solo un esempio per mostrare alcune potenzialità dei fogli di calcolo elettronici.

Excel: funzioni media e somma

Nel proseguo della guida a Microsoft Excel, cercheremo di spiegarti il suo funzionamento con esempi concreti, in modo tale che il lettore possa acquisire dimestichezza con il programma e che le varie operazioni possano rimanere bene impresse. Con il video, chiudiamo la prima lezione della guida. Nella seconda lezione, sempre con l'aiuto di esempi concreti, vedremo come fare un grafico con Excel. Alla prossima lezione!

 


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